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前回までは3回にわたりCitrix ShareFile エンタープライズエディション無料トライアルを利用したShareFileのユーザー操作に関してご紹介しました。今回は、管理者の機能をご紹介します。
無料トライアルのお申込み後に発行されるアカウントは管理者向けのアカウントになります。管理者アカウントでは、ログイン後にManage UsersやAdminメニューが表示されています。
それではメニュー右上の［Admin］をクリックします。
最初にアカウント情報が表示されます。利用可能なネットワーク帯域幅やストレージ容量、利用可能なユーザー数などが表示されています。画面より従業員が1名のみ利用しているので残り19の従業員が利用可能であることがわかります。
また、右にある複数のメニューをクリックすることで、パスワードポリシーの設定やシングルサインオンの設定、ユーザーの操作履歴の閲覧などさまざまな管理・監視業務を行なうことが可能です。
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ステップ バイ ステップでShareFileを試す（PDFダウンロード）
それでは実際にユーザーを追加してみます。
ShareFileにユーザーを追加するには上のメニューにある［Manage Users］をクリックします。
従業員を追加する場合には［Create New Employee］、顧客や取引先との利用等には［Create New Client］をクリックします。Employeeは、従業員向けの権限が付与されます。管理者が設定した範囲内でMy Files & Foldersなど自由に利用することが可能です。それに対してClientの場合には、特定のフォルダしか閲覧できないような設定やファイルを送信できないような設定が可能です。
ここでは従業員を追加します。［Create New Employee］をクリックします。
ユーザーをバルクで設定する場合には［Add from Excel Spreadsheet］をクリックします。ユーザー追加用のExcelシートがダウンロード可能なので、ダウンロード後にユーザー情報を記述しアップロードしてユーザーを追加することも可能です。
ここでは［Email］に追加したい従業員のメールアドレスを入力して［Next Step］をクリックします。
Step 2では、このユーザーに対する細かい権限設定などが可能です。今回はデフォルトでユーザーを作成します。First Name とLast Nameを入力後［Next Step］をクリックします。
Step 3では、フォルダに対する権限設定などが行ないます。ここでは［Skip this step］をクリックします。
Step 4ではWelcomeメールの設定を行ないます。ラジオボタンの［Send welcome email now］を選択し、［Send］をクリックします。
追加されたユーザーに以下のようなメールが届きます。
ユーザーは［Click here to activate your account］をクリックします。最初のShareFileのアクセスの際には以下の画面が表示され、ユーザーはパスワードの設定等を行ないます。必要事項を入力し［save］をクリックします。
以上でユーザーはShareFileの利用が可能になりました。
ShareFileではチームコラボレーションを促進するための豊富な機能が実装されています。ここでは従業員同士で共有するためのフォルダ設定を行ないます。
管理者ユーザーでログインしなおします。
メイン画面上にあるタブ［Shared Folders］をクリックします。最初のアクセスでは共有されるフォルダはありません。
右上にある［Create Shared Folder］をクリックします。
フォルダ名や説明を入力します。後ほどこのフォルダにアクセス可能なユーザーを追加するので［Add Users:］はDon't Add New Usersを選択し［Create Folder］をクリックします。
以下のようにフォルダが作成され、自動で移動します。
また画面下にはフォルダへのアクセス権限の設定が行なえることがお分かりいただけます。
先ほど追加したユーザーにフォルダアクセス権限を追加するため［Edit］をクリックします。
フォルダアクセス権の設定画面が表示されます。
ここではマニュアルで従業員をアドレスブックから追加するためAdd Usersプルダウンメニューから［Add From Personal Address Book］を選択します。
先ほど追加したユーザーを選択し［Add Selected Users］をクリックします。この画面では複数ユーザーを選択することも可能です。
適切な権限を設定し［Add Users］をクリックします。
その後、［Save Changes］をクリックします。
フォルダ画面でユーザーが正しく追加されたことを確認します。また、後ほどの確認のためにファイルを適当に一つアップロードしておきます。
一旦、管理者ユーザーからログアウトし追加したユーザーでログインします。
以下のようにShared Folderにアクセス可能なことがおわかりいただけます。
いかがでしたでしょうか？
今回はユーザーの追加と共有フォルダの設定を行ないました。
次回はセキュリティ管理に関してご紹介いたします。
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