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第26回 PowerPoint 覚えておきたいTIPS集 2013年6月

 今回のInst. Tech Viewは、Microsoft PowerPoint(以下PowerPoint)を使用する際に知っておくと便利な小技についての話題です。

 これまでのInst. Tech View( 第7回第13回 )で、PowerPointを使用したプレゼンテーションテクニックをご紹介したこともありますが、今回は資料作成時に使用できるテクニックのご紹介です。PowerPointを使いこなしている方にとっては既にご存知の内容も多いかもしれませんが、少しでもお役に立てればということであまり知られていないようなテクニックを中心にご紹介していきます。

 なおバージョンとしてPowerPoint 2007/2010を想定しております。また、一部PowerPointに特化した機能ではなく、Microsoft Office共通の操作もあります。

リボンの最小化・展開(Ctrl + F1)

 Microsoft Office 2007から導入されたリボン(メニュー・コマンドなどを集約したもの)は、各種操作を行うときに便利なものですが、時としてリボン用のスペースを節約したいと思うことがあるかもしれません。
 そのような時はCtrl + F1を押下してください。リボンをタブだけ残し折りたたむことが可能なので、広い画面で編集が可能です。タブをクリックすれば一時的にリボンを開くこともできますし、再度元の画面に戻したいという時は再度Ctrl + F1を押下すれば戻せます。なお、リボンの右上にある矢印のようなボタンを操作することでも同じ効果があります。

 余談ですが、メニューがリボンになってからコマンド(ボタン)の場所がよくわからなくなったという声を時折耳にします。もし、何らかのコマンドを探すときには、まず「ホーム」タブ内を探すということを覚えておくと良いかも しれません。ご存知の方も多いかと思いますが、「ホーム」タブには最も頻繁にアクセスするコマンドを集約するよう設計されています。

箇条書きをSmartArtに変更(「ホーム」タブの「SmartArtに変換」)

 Microsoft Office 2007から導入されたSmartArtは、情報を視覚的にわかりやすく表現するために非常に便利な機能ですが、ゼロから作成することを面倒に感じる方もいるのではと思います。
 そのような方にお勧めなのが、既に作成済みの箇条書きをSmartArtに変更する機能です。
 箇条書きになっているテキストボックスを選択し、リボンのホームタブ中ほどにある「SmartArtに変換」を選択してみてください。
 複数のSmartArt候補の中から目的に合ったものを選択するだけで、視覚的に効果の高いSmartArtを作成できます。なお、SmartArtを選択した状態で表示されるリボンのタブ、「デザイン」にて色の変更やスタイルの変更が簡単に行えます。提案資料などですぐに活用できるので是非お試しください。

オブジェクトの調整

 オブジェクトの移動には、マウスや矢印キーを操作しますが、そこにShiftやCtrlを組み合わせることで行える以下の微調整方法をご紹介します。
 組み合わせにご注意ください。

  • オブジェクトを縦または横位置を固定したまま移動(Shift + 左ドラッグ)
    オブジェクトを選択し、Shiftキーを押下したままマウスの左ドラッグを行うと、縦または横の位置を固定したままオブジェクトの移動ができます。
    ※Ctrlキーを押下したまま左ドラッグを行うと、オブジェクトの複製となります。
  • オブジェクト位置の微調整(Ctrl + 矢印)
    オブジェクトを選択し、Ctrlキーを押下したまま矢印キーを押下すると、オブジェクトを通常より細かく移動させることが可能です。
    ※Shiftキーを押下したまま矢印キーを押下すると、オブジェクトのサイズ調整となります。
フォントサイズ拡大/縮小のショートカット(Ctrl + Shift + > / Ctrl + Shift + <)

 比較的よく使用する操作で、フォントサイズの拡大や縮小操作があります。
 フォントサイズを直接指定するのではなく、各項目の大小関係を維持したまま、指定したテキストボックスのフォントサイズバランスを調整するものです。
 ホームタブの中にもこのメニューはありますが、キーボード操作で実施するショートカットも用意されています。 拡大の操作はCtrl + Shift + >、縮小はCtrl + Shift + <です。

ファイル保存のショートカット(Ctrl + s / F12)

 ファイルの保存は編集時に頻繁に行う操作なので、ショートカットを活用したいところです。上書き保存する際の操作Ctrl + sはご存知の方も多いかもしれませんが、名前を付けて保存をする際にF12が使用できることはあまり知られていないかもしれません。ご活用ください。

 今回の紹介は以上とさせていただきます。少しでも皆様の資料作成等のお役に立てれば何よりです。

 弊社でも、皆様の理解が効果的に深まるよう弊社オリジナルのテキストや補足資料などを作成しております。
 今後とも弊社教育サービスをよろしくお願いいたします。

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