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第3回　電話会議を有意義にしよう　電話会議を有意義にしよう (濱田康貴) 2020年7月

はい、濱田です。本日はリモートワークに避けては通れない電話会議を有意義にしようというテーマでお話いたします。前回は自宅勤務全般において「ねばならない」を減らそうということと、働き方にあわせたコミュニケーションの改善をどうするかについて取り上げました。

対面の会議以上に場の空気を意識しよう

結論、対面会議と電話会議では以下の相違点があります。

	対面会議	電話会議
表情	見えやすい	見えにくい
声	・発話者がハッキリ話す・騒音が少ないという条件が成立するだけで通りやすい	回線や端末によって聞こえにくい場合があり、それが自分側の原因か相手側の原因かがわかりにくい
資料の見やすさ	会議室の環境による	資料共有の工夫により対面会議より向上させることができる

ざっくりと挙げますと、「表情」「声」「資料の見やすさ」という3つの観点で対面会議と電話会議の違いを見出すことができました。つまり、会議参加において気をつけなければいけないポイントも、自ずと違いがあるということになります。

さらにもう1点、電話会議が主流になって何が変わるかといいますと、アジェンダも決定事項も活発なディスカッションもないダラダラ会議というものがやりにくくなる、正確にはダラダラ会議による時間の無駄が顕著になるということです。

これがどういうことかといいますと、良くも悪くも「場の空気を読む」ということがやりにくくなるということでもあるのです。例えば隣の席の人の表情であるとか、言外の空気感であるとか、非言語コミュニケーションの依存度が下がるということなのです。ですので、日和見的な会議参加ではなく、場の空気が読みにくいことを前提とした主体的な会議参加を心がけましょう。

話し始めは挙手をしよう

前章では主体的な会議参加を心がけましょうと述べましたが、もう少し具体的に噛み砕きますと、会議に参加しているということを明確に示すような参加態度で会議に臨みましょう、ということです。基本、会議参加は

聞く
話す

に加えて

自分の意見を持つ

が重要になります。これは決して自分から議題を提示して会議をリードしなければいけない、というわけではありません。事前のアジェンダ準備、決定事項の議事録共有は最低限行いつつ、議題に対して自らの考えで意見を述べることができるようになりましょう、ということです。

fig01

さて、対面の会議ですと誰かが話したそうにしている状況を議長が察することはできますが、電話会議ですとこうもいきません。ですので、基本的に全員ミュートで会議を始め、挙手機能を使って話すとよいでしょう。また、回線状況や端末のスペックによっては音質が下がることもあるので、大きな声というより、通る声、あるいはゆっくりはっきりした発話を心がけて端的に話すようにしましょう。

今回のまとめ

今回述べたことをまとめますと、

対面の会議以上に場の空気を意識しよう
- 電話会議ならではの特徴を認識してテキパキと参加しよう
- 日和見的な会議参加ではなく、主体的な会議参加を心がけよう
話し始めは挙手をしよう
- 事前のアジェンダ準備、決定事項の議事録共有を徹底しよう
- 議題に対して自らの考えで意見を述べよう
- 基本ミュート始まり、発言は挙手機能をつかい、端的に

以上です。